مفهوم Business Process Management System رویکردی سیستماتیک در مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در جهت بهبود کارایی کسب و کار و تسریع در اجرای عملیات در سازمانها است که قابلیت خودکارسازی و مکانیزه کردن و اعمال تغییرات در فرایندها با حداقل برنامه نویسی را دارد. این سیستم قادر به یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان و الکترونیکی نمودن خدمات سازمان است.

BPMS سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مراحلی چون مدلسازی (طراحی)، سازماندهی و مدیریت فرایندهای داخل و خارج سازمانی را به سادگی و با سرعت بسیار بالا، همراه با حفظ یکپارچگی، به انجام رسانند.

یک BPMS می تواند شامل بخش های زیر باشد :

• فرم‌‌‌ساز
• گزارش‌ساز
• سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار
• سامانه مدیریت قوانین
• سامانه مدیریت گروهها و نقشها
• سامانه مدیریت میز کار

مزایای استفاده از نرم افزار BPMS

• مستندسازی و تعریف فرآیندها
• خودکار سازی اجرای فرآیندها
• شناسایی فرصتها و بهبود فرآیندها
• حذف فعالیتهای غیر ضروری
• کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا
• همکاری مشتری ها و شرکا در فرآیندهای تجاری
• کاهش منابع مورد نیاز
• افزایش هماهنگی
• افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها
• افزایش رضایتمندی مشتری
• یکپارچگی کسب و کار
• پاسخ منعطف به تغییرات
• بهینه سازی زمان
• مدیریت کیفیت بهره وری و سودمندی
• تمرکز بر مشتری
• رضایت کارکنان
• پایداری