مجموعه سیستمهای الکترونیکی برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد ، اطلاعات و مکاتبات اداری است. این سیستم بستری برای ثبت و گردش نامه ها و فرمهای سازمانی فراهم می کند که باعث منظم شدن و سریع شدن تعاملات درون و برون سازمانی می شود.
مهم‌ترین وظیفه دبیرخانه نظارت بر ایمیل‌ها و نامه‌های وارده و صادره و ارتباطات سازمانی است. در ادامه به برخی از امکانات فرآیند دبیرخانه و بایگانی اشاره می کنیم:
این سیستم مديريت کليه عمليات در يک واحد روابط عمومی را بهبود می بخشد، به عنوان مثال عملیات های زیر در فرآیندهای این سیستم در نظر گرفته شده است:
در این سیستم، مشتری بدون نیاز به مراجعه حضوری و با استفاده از شبکه اینترنت درخواست خود را با پر کردن فرم های موردنیاز و ارسال آن ثبت میکند و در مراجعات بعدی از طرق مختلف ارتباطی (ایمیل، پیامک) مراحل انجام درخواست به مشتری اطلاع رسانی می شود:
برنامه‌ریزی برای انجام وظایف، قرارهای کاری و پیگیری آن ها، مسئله‌ای مهم است این سیستم امکاناتی در جهت ثبت، اولویت‌بندی و مدیریت فعالیت‌ها و یادآوری از مسیرهای ارتباطی متفاوت همانند ایمیل و پیامک و کارتابل شخصی در اختیارکاربران سیستم میگذارد.
این سیستم امکانات ارتباطی موجود برای تحقق ارتباطات رسمی و غیررسمی سازمانی را پشتیبانی میکند:
این سیستم امکاناتی در جهت مدیریت متمرکز و حفظ تاریخچه مربوط به اسناد و مدارک و فرم های سازمانی را فراهم میکند. این نرم افزار دسترسی به مستندات سازمان را با توجه به سطح دسترسی و بدون محدودیت های پراکندگی جغرافیایی را ارائه میدهد.
بعد از وارد کردن اطلاعات مصوبات جلسه و مسئولین اجرای آن این فرآیند به صورت خودکار اجرا خواهد شد.
سپس توضیحات وظیفه محول شده، درون یک فرم، به کارتابل مسئول اجرای مصوبه اضافه میشود همزمان زمانبند موردنظر موعد مقرر شروع به کار میکند و اگر کاربر قبل از تمام شدن زمانبند کار را به اتمام نرساند، فرم به کارتابل مدیر انتقال پیدا میکند و مدیر میتواند علت عدم انجام کار در زمان مقرر را پیگیری کند و سپس ادامه این کار را به همان شخص یا فرد دیگری بسپارد.
در صورت اجرای کار در زمان مقرر گزارش را برای مدیر ارسال میکند و با بررسی گزارش رسیده، مدیر میتواند اجرای مصوبه جلسه را تایید کند یا دستور انجام اصلاحات را به کارمند مربوطه ارسال کند.
برای برگزاری، هماهنگی، و اجرای مصوبات جلسه، فرآیند برگزاری جلسه تدارک دیده شده است.
در این فرآیند منشی فرم ایجاد جلسه را، که حاوی اطلاعاتی از جمله موضوع ، محل و زمان برگزاری و شرکت کنندگان جلسه است را تکمیل کرده و برای تایید به مدیر ارسال میکند.
در صورت تایید جزئیات توسط مدیر، اطلاعات جلسه و زمان برگزاری به شرکت کنندگان بوسیله پیامک اطلاع رسانی میشود. و بعد از اتمام جلسه فرم موردنظر برای ورود مصوبات به کارتابل منشی انتقال پیدا میکند. و بعد از ورود مصوبات جلسه زیرفرآیند اجرای مصوبات جلسه برای انجام و پیگیری مصوبات، اجرا میشود.
