استانداردهای سازمانی (ایزو)

معرفی اجمالی

معمولا سازمان‌ها علاقمند به استانداردسازی و توسعه فرآیندهای كاری خود هستند. قدم اول در این زمینه پیاده‌سازی استانداردهایی نظیر ISO می‌باشد.
بعد از اخذ مدارك مرتبط با ایزو و استاندارد‌سازی فرآیندهای سازمانی پیش نیازهای پیاده سازی فرآیندها در سازمان فراهم میشود. با این وجود این سیستم مشکلاتی از جمله پیچیدگی و دشواری در مدیریت، نگهداری و سازماندهی اسناد، هماهنگی کارها، بایگانی و .. نیز به همراه دارد.
برای حل این مشکلات میتوان از یک سیستم نرم افزاری استفاده کرد. این سیستم نرم‌افزاری بایستی مجموعه‌ای از ابزارهای كارآمد و منعطف را ارائه دهد تا بتواند علاوه بر حذف مشكلات مذکور، با ایجاد یك پایگاه دانش قدرتمند و یکپارچه حركت سازمان به سوی پیشرفت را تضمین نماید.

نرم افزار BPMS قویترین ابزار مدلسازی، طراحی، پیگیری و گزارشگیری فرآیندها است که درکنار سایر سیستمهای سازمان، بستری فراهم می آورد تا فرآیندهای کاری مکانیزه و هوشمند اجرا شوند.

مدیریت تغییرات

هر فردی در سازمان میتواند فرآیند پیشنهاد انجام یک تغییر را با پر کردن فرم درخواست تغییر آغاز کند. سپس در مراحل بعدی به تایید معاونت هماهنگی و مدیرعامل میرسد.
در صورت رد پیشنهاد، پیشنهاد بایگانی شده و به اطلاع پیشنهاد دهنده میرسد. در غیر این صورت در معاونت مربوطه پیشنهاد از نظر فنی بررسی شده و نحوه اجرایی پیشنهاد تغییر را ارئه می دهد و در صورت تایید مدیرعامل و معاونت هماهنگی تغییر اجرا می‌شود و مستندات مربوط به تغییر بایگانی می ‌شود.

روش اجرایی کنترل اسناد

درخواست ايجاد هر مدركی از طريق تکمیل فرم كنترل مدرك ميتـواند صورت بگيـرد كه در صـورت تایید دبیرخانه، فرم برای قسمت مدیریت تغییرات ارسال می‌شود .
در این مرحله فرم از نظر صحت، مناسب بودن و كفايت بازنگری و به تایید افراد تاييد كننده و تصويب كننده می‌رسد و در صورت تایید نهایی مدرک به درخواست دهنده ارسال می‌شود.

روش اجرايي اقدام اصلاحی

در صورت بروز عدم انطباق، فرم عدم انطباق توسط کارمند پر می‌شود . سپس مدیر بخش با بررسی عدم انطباق فرم درخواست اقدام اصلاحی را تکمیل کرده و ارسال می‌کند و فرم برای مدیر کیفیت ارسال می‌شود.
با بررسی عدم انطباق اگر نیاز به انجام ممیزی ویژه باشد درخواست انجام ممیزی ویژه تکمیل شده و پس از بررسی مدیرعامل ممیزی ویژه اجرا می‌شود. در این مرحله چنانچه تغییراتی در مدارک و داده ها رخ دهد، روش اجرایی کنترل مستندات اجرا می‌شود. بعد از آن زمان ثبت اقدام اصلاحی توسط مدیر کیفیت است.
سپس اقدام اصلاحی توسط مدیر بخش مربوطه اجرا می‌شود. در نهایت مدیر کیفیت میزان اثربخشی اقدام اصلاحی را گزارش می‌دهد و روش اجرایی ثبت اقدام اصلاحی انجام می‌شود.

روش اجرایی برگزاری جلسات

برای برگزاری، هماهنگی، و اجرای مصوبات جلسه، فرآیند برگزاری جلسه تدارک دیده شده است. در این فرآیند به صورت دوره ای و در زمانهای مشخص فرم به کارتابل منشی انتقال می‌یابدو یک جلسه، ایجاد و برای تایید به مدیر ارسال میکند. در صورت تایید جزییات توسط مدیر، اطلاعات جلسه و زمان برگزاری به شرکت کنندگان بوسیله پیامک اطلاع رسانی می‌شود.
و بعد از اتمام جلسه فرم موردنظر برای ورود مصوبات به کارتابل منشی انتقال پیدا میکند. و بعد از ورود مصوبات جلسه زیرفرآیند اجرای مصوبات جلسه برای انجام و پیگیری مصوبات، اجرا می‌شود