اتوماسیون اداری

معرفی اجمالی

مجموعه سیستمهای الکترونیکی برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد ، اطلاعات و مکاتبات اداری است. این سیستم بستری برای ثبت و گردش نامه ها و فرمهای سازمانی فراهم می کند که باعث منظم شدن و سریع شدن تعاملات درون و برون سازمانی می شود.

دبیرخانه و بایگانی

مهم‌ترین وظیفه دبیرخانه نظارت بر ایمیل‌ها و نامه‌های وارده و صادره و ارتباطات سازمانی است. در ادامه به برخی از امکانات فرآیند دبیرخانه و بایگانی اشاره می کنیم:

  • مشاهده فرآیند و روندکاری به صورت گرافیکی
  • دسته بندی نامه‌های دریافت شده برحسب تاریخ دریافت، فرستنده، اولویت نامه‌ها و …
  • پرینت نامه‌ها و جستجوی پیشرفته برروی نامه‌ها
  • تعریف قوانین کارتابل جهت دسته‌بندی خودکار نامه‌ها
  • دریافت یا ارسال هشدار لازم در صورت دیرکرد زمان پاسخگویی
  • پیگیری و نظارت برروند گردش و اقدامات انجام شده بر روی نامه‌ها
  • بزرگنمایی، کوچک نمایی و گردش تصاویر اسکن شده
  • دریافت و ارسال خودکار ایمیل، فکس، نامه
  • تفکیک و نمایش نامه‌های دریافتی ارسالی و بایگانی شده
  • کارتابل های الکترونیک مخصوص برای دریافت و نمایش نامه‌ها به همراه تعیین سطح دسترسی

روابط عمومی

این سیستم مديريت کليه عمليات در يک واحد روابط عمومی را بهبود می بخشد، به عنوان مثال عملیات های زیر در فرآیندهای این سیستم در نظر گرفته شده است:

  • مدیریت اخبار
  • روز شمار ( مناسبت ها، تقويم روز، مناسبتهای آتی)
  • تابلو اعلانات الکترونيکی (انعکاس اطلاعيه ها، پيام های دينی، احاديث و سخنان بزرگان ، تصاوير مناسبتی )
  • آلبوم تصاویر و فیلم آرشیو تصاویر و فیلم های سازمان
  • نظرسنجی و پیشنهادات و تکريم ارباب رجوع
  • اطلاع رسانی و ارسال sms
  • دفترچه تلفن (ادارات و سازمانهای دولتی سراسر کشور، ادارات و دستگاههای مرتبط، شخصی، دستگاههای مرتبط)
  • سيستم پرسش و پاسخ (کارکنان سازمان ، مراجعين بيرونی)
  • ارتباط با مديران ( برنامه ملاقات ها، ياد آوری مناسبت ، ارسال گزارش برای داخل سازمان، برون سازمانی)
  • پشتیبانی از فرآيندهای کاری (مقررات، مجوزها، آیين نامه ها)
  • بانک اطلاعات متخصصين و کارشناسان صاحب نظر سازمان
  • مشخصات طرح و پرژه های در دست اجرا

پرتابل مکاتبات الکترونیک

در این سیستم، مشتری بدون نیاز به مراجعه حضوری و با استفاده از شبکه اینترنت درخواست خود را با پر کردن فرم های موردنیاز و ارسال آن ثبت میکند و در مراجعات بعدی از طرق مختلف ارتباطی (ایمیل، پیامک) مراحل انجام درخواست به مشتری اطلاع رسانی می شود:

  • امکان ثبت درخواست توسط مشتری و دریافت کد پیگیری
  • امکان پیگیری و مشاهده چرخه درخواست و وضعیت درخواست
  • امکان مشاهده درخواست توسط کارمند مربوطه
  • امکان استفاده از ایمیل، پیامک اطلاع رسانی در صورت تغییر وضعیت درخواست ارباب رجوع
  • امکان بازیابی کد پیگیری در صورت فراموش کردن کد پیگیری با استفاده از آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه
  • امکان دادن دسترسی برخی کاربران به فرم های خاص

مدیریت رویداد وظیفه و یادآوری

برنامه‌ریزی برای انجام وظایف، قرارهای کاری و پیگیری آن ‌ها، مسئله‌ای مهم است این سیستم امکاناتی در جهت ثبت، اولویت‌بندی و مدیریت فعالیت‌ها و یادآوری از مسیرهای ارتباطی متفاوت همانند ایمیل و پیامک و کارتابل شخصی در اختیارکاربران سیستم میگذارد.

  • امکان ايجاد وظیفه، یادآوری، رویداد همراه با اطلاعات نوع، مسئول پیگیری، اهميت، فوريت و…
  • امکان ارتباط وظیفه، یادآوری، رویداد با عمليات، برنامه/پروژه و خريدار
  • ارسال وظیفه به کارتابل افراد
  • امکان ثبت اقدام و تعيين ميزان پيشرفت کار توسط اقدام کننده
  • امکان ارسال رونوشت کار
  • امکان تنظيم زمان جهت يادآوری خودکار توسط سيستم

مدیریت راه های ارتباطی ایمیل و پیامک

این سیستم امکانات ارتباطی موجود برای تحقق ارتباطات رسمی و غیررسمی سازمانی را پشتیبانی میکند:

  • ارسال ایمیل و پیامک به صورت خودکار در زمانهای معین و با متنها و قالبهای دلخواه و تعریف شده
  • امکان تعریف قالب برای پیامک و ایمیل و با استفاده از اطلاعات موجود در پایگاه داده

مدیریت فایل و مستندات

این سیستم امکاناتی در جهت مدیریت متمرکز و حفظ تاریخچه مربوط به اسناد و مدارک و فرم های سازمانی را فراهم میکند. این نرم افزار دسترسی به مستندات سازمان را با توجه به سطح دسترسی و بدون محدودیت های پراکندگی جغرافیایی را ارائه میدهد.

  • مدیریت دسترسی به اسناد
  • اختصاص اسناد به ماژولهای پیاده سازی شده در سازمان
  • مديريت و بايگانی اسناد فعال و معلق
  • کنترل اسناد و مدارک سیستمی، کاتالوگها، اسناد پروژه ها و …
  • نظارت و گزارش گيری جهت كنترل اسناد بايگانی و …
  • حفاظت از اطلاعات

اجرای مصوبات جلسه

بعد از وارد کردن اطلاعات مصوبات جلسه و مسئولین اجرای آن این فرآیند به صورت خودکار اجرا خواهد شد.
سپس توضیحات وظیفه محول شده، درون یک فرم، به کارتابل مسئول اجرای مصوبه اضافه میشود همزمان زمانبند موردنظر موعد مقرر شروع به کار میکند و اگر کاربر قبل از تمام شدن زمانبند کار را به اتمام نرساند، فرم به کارتابل مدیر انتقال پیدا میکند و مدیر میتواند علت عدم انجام کار در زمان مقرر را پیگیری کند و سپس ادامه این کار را به همان شخص یا فرد دیگری بسپارد.

در صورت اجرای کار در زمان مقرر گزارش را برای مدیر ارسال میکند و با بررسی گزارش رسیده، مدیر میتواند اجرای مصوبه جلسه را تایید کند یا دستور انجام اصلاحات را به کارمند مربوطه ارسال کند.

برگزاری جلسه

برای برگزاری، هماهنگی، و اجرای مصوبات جلسه، فرآیند برگزاری جلسه تدارک دیده شده است.
در این فرآیند منشی فرم ایجاد جلسه را، که حاوی اطلاعاتی از جمله موضوع ، محل و زمان برگزاری و شرکت کنندگان جلسه است را تکمیل کرده و برای تایید به مدیر ارسال میکند.

در صورت تایید جزئیات توسط مدیر، اطلاعات جلسه و زمان برگزاری به شرکت کنندگان بوسیله پیامک اطلاع رسانی میشود. و بعد از اتمام جلسه فرم موردنظر برای ورود مصوبات به کارتابل منشی انتقال پیدا میکند. و بعد از ورود مصوبات جلسه زیرفرآیند اجرای مصوبات جلسه برای انجام و پیگیری مصوبات، اجرا میشود.